Vergleich von Videokonferenzsystemen in der Bildungsarbeit
Im Folgenden sollen einige der gängigen Videokonferenzsysteme vorgestellt und zu ihrer Brauchbarkeit für soziale Einrichtungen in der Bildungsarbeit bewertet werden. Zuvor muss jedoch noch darauf hingewiesen werden, dass die hier angegebenen Funktionen der einzelnen Systeme als auch deren Preis sich ändern können, da alle Anbieter in Konkurrenz zueinanderstehen. Die Einrichtung bzw. Anschaffung eines Videokonferenzsystem sollte gut überlegt sein, damit man nicht nach kurzer Zeit auf ein anderes, vielleicht besser geeignetes System wechseln muss. Denn diese Systeme verlangen auch, dass die Mitarbeiter*innen für deren Nutzung in der Bildungsarbeit vorbereitet und geschult werden müssen. Deswegen sollte auch überlegt werden, welche Vorerfahrungen und Kompetenzen die Mitarbeiter*innen haben und welches System von ihnen auch akzeptiert und damit genutzt wird. Zu Fragen des Datenschutzes dieser Systeme finden sich allgemeine Hinweise im Bereich Datenschutz sowie konkret bezogen auf Videokonferenzsysteme hier.
Kriterien für die Entscheidung für ein Videokonferenzsystem:
Was man insgesamt bei der Wahl des Systems berücksichtigen sollte, sind die Einsatzwünsche und die Ausstattung der Zielgruppe. Geht es nur darum per Videokonferenz sich mit seinen Klienten zu beraten oder möchte man gemeinsam an Dokumenten arbeiten, eine Präsentation vorführen oder gar ein Webinar abhalten. Im Folgenden sollen einige Frage bei der Auswahl helfen:
- Entspricht das System der DSVGO (ist der Server in Europa gehostet/werden die übertragenen Daten (Audio/Video) verschlüsselt)?
- Kann man sich über Webbrowser oder auch Smartphone-Apps beteiligen oder muss extra ein Programm bzw. eine App auf dem Computer bzw. Tablet installiert werden?
- Muss man sich extra registrieren, um teilzunehmen oder reicht einfach nur der Name?
- Kann man Dokumente teilen, um mit allen Teilnehmenden darüber zu diskutieren?
- Kann man Gruppenräume für Kleingruppen einrichten?
- Kann man auch nur über das Telefon teilnehmen, wenn man eine schlechte Internetverbindung hat?
Hinzu kommen Überlegungen, ob man eine kostenfreie Version nutzt oder sich eine Lizenz kauft. Die kostenfreien Versionen sind häufig sehr eingeschränkt, entweder ist die Nutzungszeit oder die Anzahl der Teilnehmenden beschränkt, häufig sogar beides. Bei den Lizenzmodellen sollte man Vergleiche zwischen den verschiedenen Anbieter vornehmen, zum Beispiel welche Kombination von Teilnehmerzahlen oder Gruppenräume im Verhältnis zu den jeweiligen Kosten besteht. Auch sind häufig Abschlüsse über einem oder mehrere Jahre günstiger, zugleich bindet man sich aber auch damit über den gewählten Zeitraum.
Auch sollten OpenSource-Systeme in Erwägung gezogen werden. Sie haben meist den Vorteil, dass sie bei dem Einsatz auf einem eigenen Server relativ sicher im Bereich des Datenschutzes sind und für die Anschaffung oder Lizenzierung keine Kosten anfallen. Man sollte jedoch nicht übersehen, dass deren Installation sowie Administration personellen Aufwand bedarf.
Kommerzielle Videokonferenzsysteme
Zoom
Zoom ist eines der weit verbreitetsten Videokonferenzsysteme in der Welt und hat auch bezüglich der Qualität einen sehr guten Ruf. Es ist mir vielen Möglichkeiten zur Kommunikation und Kooperation ausgestattet. Bei einer guten Internetverbindung ist die Ton- und Bildqualität ausgezeichnet, knickt aber bei schwacher Verbindung schnell ein. Zoom kann im Web-Browser als App-Version auf unterschiedlichen Endgeräten genutzt werden. Eine Anmeldung bzw. Registrierung ist für den normalen Gebrauch kostenfrei. Die Bezahlversion erhält mehr Möglichkeiten, die jedoch für eine Videokonferenz nicht zwingend notwendig sind. Anzumerken wäre noch, dass der größte Unterschied darin liegt, dass in der kostenfreien Version die Videokonferenz ab drei Teilnehmern nach 40 Minuten beendet wird. Damit über Zoom eine Videokonferenz sattfinden kann, muss mindestens eine Person als Nutzer mit einem Konto bei Zoom registriert sein. Diese Person ist im Stande andere Personen mit einem Zoom-Konto oder auch ohne zu einer Videokonferenz einzuladen. Während der Videokonferenz ist es möglich parallel zu chatten oder auch die Teilung des Bildschirms sowie die gemeinsame Bearbeitung eines Whiteboards ist machbar. Und das einfache Zuteilen von Breakout-Räumen während einer Videokonferenz für kleinere Gruppenarbeit ist ein großer Vorteil von Zoom.
Hier wird erklärt, wie man Zoom benutzen kann.
Microsoft Teams
Ein in Microsoft 365 (Cloudbasiert) integriertes Programm, was aber auch eigenständig benutzt werden kann. Positiv ist die Einbindung der gesamten Office-Programme wie etwa PowerPoint, Word oder OneNote. Die Audio- und Videoqualität wird als außerordentlich eingeschätzt. Die Struktur von Teams ist etwas kompliziert und verlangt eine gewisse Einarbeitung. Die Teilnehmenden können dagegen nur mit Namen teilnehmen und müssen das Programm nicht installieren. Die Teilung des Bildschirms bis hin zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten ist möglich. Die Verwaltung der Konferenzen ist sehr gut; so kann über den Outlook Kalender eingeladen werden mit Eintrag in die Kalender der Teilnehmenden und dort vorhanden Link zum einfachen Anklicken. Für Einrichtungen, die nicht nur mit ihren Klienten, sondern auch untereinander kommunizieren wollen, ein sehr gut geeignetes Programm. Bis Januar 2021 vorerst kostenfrei in der Basisversion, ansonsten ist die einfachste Version für ca. 60.- € im Jahr zu lizensieren.
Hier wird erklärt, wie man Microsoft Teams benutzen kann.
WebEx
WebEx von der Firma Cisco wird gerne in großen Unternehmen verwendet, ist aber auch in kleineren Einrichtungen gut verwendbar. Die Anwendung hat vielfältige Möglichkeiten und gute Unterstützungssysteme auf Hilfeseiten. Kritisch wird häufig die Audio- und Videoqualität gesehen, die vor allem bei schwachen Internetanschlüssen leidet. Ansonsten ist WebEx ein. Sehr übersichtliches und einfach zu bedienendes Programm, das alle Möglichkeiten wie die anderen Programme auch bietet. WebEx ist in der kostenfreien Version auch nur auf ca. 40 Minuten Videokonferenz begrenzt.
Open Source-Tools
Neben den hier beschriebenen Videokonferenzsystem gibt es noch eine große Vielzahl anderer, die im Markt mitmischen. Eine Alternative sind so genannte Open Source Systeme, d.h. deren Quellcode liegt offen und man kann nachverfolgen, wo und wie die Audio- und Videodaten verarbeitet werden. Außerdem kann man diese Systeme selbst auf einem eigenen Server installieren. Wie eingangs schon erwähnt, bedarf dies jedoch einen besonderen Aufwand und man muss sicherstellen, dass das System administriert wird. Dies heißt, in der Einrichtung muss jemand verantwortlich sein, der etwa regelmäßig die Updates verantwortet.
BigBlueButton
Jitsi Meet
Wer Jitsi Meet nicht. auf einen eigenen Server installieren kann oder möchte, kann das System jedoch frei und kostenlos auf einem der auf der folgenden Liste aufgeführten Server benutzen.
Besonderheiten
Alle der in der folgenden Tabelle genannten Videokonferenzsystem bieten an, dass man Dokumente bzw. Programme auf dem eigenen Computer mit anderen teilen kann, d.h. man kann sich gemeinsam etwa einen Text betrachten oder eine Präsentation anzeigen. Problemlos erfolgt dies auf PCs oder Notebooks. Startet man als Administrator oder Veranstalter einer Videokonferenz auf einem Tablet ist dies nicht bei allen Programmen möglich. Die Spalte „Einwahl per Telefon“ soll darauf hinweisen, dass Personen auch dann teilnehmen können, wenn sie keinen Computer oder kein Tablet haben, d.h. also keinen Internetzugang, sondern nur ein Telefon. So kann man sich auch an einer Videokonferenz beteiligen, auch wenn man nicht alles sieht. In diesem Zusammenhang ist auch der Hinweis wichtig, ob das System eine App anbietet, da man dann auch von unterwegs oder ohne ein Notebook oder PC teilnehmen kann. Meist geht aber auch eine Beteiligung über einen Webbrowser. Nicht zu Letzt spielen Fragen des Datenschutzes eine große Rolle. Dies betrifft zum einem, ob das Videokonferenzsystem die Europäischen Datenschutzrichtlinien einhält, zum anderen, ob bei der Anmeldung die Teilnehmenden mehr als ihren Namen angeben müssten, etwa eine E-Mail-Adresse. Sinnvoll ist es immer, das in Frage kommende System einfach einmal auszuprobieren, was meist möglich ist.