Erste Schritte bei der Nutzung von Zoom
Zoom gehört zu den marktführenden Programmen in dem Segment der Online-Videokonferenzsysteme. Ein Vorteil von Zoom liegt in der einfachen Bedienung, die das Programm mit sich bringt. Online-Videokonferenzsysteme wie Zoom bieten aber nicht nur die Möglichkeit zum Austausch verbaler und visueller Informationen, sondern unterstützen auch die Interaktion zwischen zwei oder mehreren Personen in einer Gruppe beim Austausch, Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten sowie auch der Präsentation von Informationen.
Damit über Zoom eine Videokonferenz stattfinden kann, muss mindestens eine Person als Nutzer mit einem Konto bei Zoom registriert sein. Diese Person ist im Stande andere Personen mit einem Zoom-Konto oder auch ohne zu einer Videokonferenz einzuladen. Eine Anmeldung bzw. Registrierung ist für den normalen Gebrauch kostenfrei. Die Bezahlversion erhält mehr Möglichkeiten, die jedoch für eine Videokonferenz nicht zwingend notwendig sind. Anzumerken wäre noch, dass der größte Unterschied zu der Bezahlversion darin liegt, dass in der kostenfreien Version die Videokonferenz ab drei Teilnehmern nach 40 Minuten beendet wird.
Personen zu einer Videokonferenz einladen
Optisch unterscheidet sich Zoom zwischen der Web- und der App-Version in der Ansicht und der Navigation, so dass es in manchen Fällen eine kleine Umstellung bzw. Anpassung bedarf. Am übersichtlichsten wird es in der Web-Version, wenn im Webbrowser auf der Zoom-Webseite „Meetings“ auf der linken Seite angewählt wird. Nach der Anwahl hat man die Optionen im oberen Bereich blau geschrieben: „Ein Meeting planen“, „Einem Meeting beitreten“ oder „Ein Meeting veranstalten“. Die gleichen Optionen hat man auch in der App von Zoom, allerdings sind diese optisch ganz anders aufbereitet. Hier finden Sie ein Video zum Thema Zoom Einladungen verschicken.
Sofort ein Meeting veranstalten
Durch die Auswahl „Ein Meeting veranstalten“ oder in der App-Version „Neues Meeting“ startet umgehend eine Videokonferenz in der man zuerst als einzige Personen anwesend ist. Im nächsten Schritt kann man auf zwei Wegen den Einladungslink kopieren. Einmal befindet sich im oberen Bereich ein kleines grünes Schild mit Häkchen in der Mitte. Dahinter befinden sich die Meeting-Informationen mit dem Einladungslink zum Kopieren. Ebenfalls kann unter dem Bereich „Teilnehmer“ (Symbol mit zwei Personen) die Auswahl „Einladen“ ausgewählt werden, wo sich auch der Einladungslink befindet. Der Einladungslink zum Meeting bzw. zur Videokonferenz kann nun beispielsweise per Mail oder Messenger an die Teilnehmer versendet werden, die mit dem Link umgehend an der Videokonferenz teilnehmen können.
Ein Meeting planen
Bei der Auswahl „Ein Meeting planen“ oder in der App-Version „Planen“ (auch manchmal „Kalender“) erhält man die Möglichkeit ganz oben das Thema der Besprechung zu benennen sowie das Datum und die Uhrzeit für die zukünftige Videokonferenz einzustellen. Neben diesen wichtigen Auswahloptionen gibt es ebenfalls noch andere Voreinstellungen, die das kommende Meeting betreffen und vorgenommen werden können, aber nicht zwingend notwendig für eine Videokonferenz sind. Durch Anklicken „Speichern“ steht auf der nächsten Seite, die sich dadurch öffnet, der Einladungslink zur Verfügung und kann kopiert und an die Teilnehmer versendet werden. Das geplante Meeting erscheint von nun an mit Datum und Uhrzeit unter dem Menüpunkt „Meeting“. Auch nach dem Anlegen eines Termins ist es möglich den Link zu kopieren und zu versenden.
Teilnehmen an einer Videokonferenz
Um an einer Videokonferenz teilnehmen zu können, muss der Link, den man per E-Mail oder Messenger erhalten hat, angeklickt werden. Anschließend öffnet sich der Internet-Browser und folgende Möglichkeiten bieten sich an: Die Videokonferenz im Internet-Browser öffnen oder die Videokonferenz in der vorinstallierten Zoom-App zu starten (falls vorhanden). In einigen Fällen muss zweimal hintereinander auf „Meeting eröffnen“ geklickt werden damit die Option „Mit ihrem Browser anmelden“ erscheint. So umgeht man der Installation der Zoom-App.
Öffnen im Internet-Browser
So wie eine Videokonferenz aus dem Webbrowser gestartet werden kann, so kann auch auf diesem Weg eine Teilnahme stattfinden. Jedoch nicht auf Tablets oder Smartphones, dort ist die Installation der App notwendig. Bei der Teilnahme im Webbrowser ist kein eigenes Konto erforderlich, um an einer Videokonferenz teilzunehmen. Nachdem die Option „Mit ihrem Browser anmelden“ am PC oder Mac ausgewählt wurde, wird man gebeten einen Teilnehmernamen einzugeben, es besteht jedoch auch die Möglichkeit sich mit seinem Account anzumelden, falls einer vorhanden ist. Anschließend wird man zur Videokonferenz weitergeleitet. In manchen Fällen, wenn es vom Veranstalter ausgewählt wurde, befindet man sich zuerst im Wartebereich und muss durch den Veranstalter freigeschaltet werden.
Öffnen mit der Zoom-App
Es lohnt sich die Videokonferenz mit der Zoom-App zu öffnen, sofern man diese installiert hat, da der Funktionsumfang sowie Bild- und Tonqualität besser sind. Auf dem Tablet oder Smartphone ist die App für eine Teilnahme Voraussetzung. Bei diesem Vorgehen ist weiterhin kein eigenes Zoom-Konto notwendig, sondern es ist möglich vor Beginn der Teilnahme einen eigenen Namen einzutragen. Dies geschieht, nachdem teilnehmen angeklickt wurde. Aber auch hier kann man sich mit seinem eigenen Account anmelden und teilnehmen, falls einer vorhanden ist.
Chatten, Präsentieren, Bildschirmfreigabe, Breakout-Räume, Whiteboard nutzen
Neben dem Kommunizieren untereinander per Video bietet Zoom noch weitaus mehr Möglichkeiten während der Videokonferenz sich mit anderen Teilnehmern interaktiv auszutauschen. Alle Optionen werden in einer extra Leiste angezeigt. Diese Leiste kann nach Betriebssystem an unterschiedlicher Position liegen sowie eine unterschiedliche Reihenfolge der Symbole haben, aber beinhaltet dennoch die gleichen Auswahlmöglichkeiten. Beispielsweise ist es jeder Zeit möglich, während der Videokonferenz seine Kamera und Mikrofon aus- und anzustellen.
Mit dem Anklicken des Symbols, welches zwei Personen abbildet und „Teilnehmer“ heißt, werden alle Teilnehmer angezeigt, die an der Videokonferenz teilnehmen. In dem Bereich ist es auch möglich, die Hand zu heben. Durch das Klicken erscheint ein kleines blaues Handsymbol beim Bild des Teilnehmers und signalisiert, dass diese Person gerne zu Wort kommen möchte.
Zudem lassen sich aus der Leiste ein Chat öffnen, eine PowerPoint-Präsentation öffnen, interessante Informationen den anderen Teilnehmern vom eigenen Bildschirm zeigen, gemeinsam an einem Whiteboard arbeiten sowie die Videokonferenz aufzeichnen, letzteres ist jedoch nur mit der Zoom-App möglich.
Chatten
Durch das Anklicken des Symbols mit der Sprechblase und dem Wort „Chat“ öffnet sich am Bildschirmrand ein Chatbereich. Dort können sich die Teilnehmer parallel zu der Videokonferenz schriftlich austauschen. Beispielweise können dort wichtige Punkte aufgeschrieben und gesammelt werden, die während der Videokonferenz entstehen. Zudem bietet der Chat auch über den Button „Datei“ die Möglichkeit Dateien untereinander auszutauschen. Jedoch ist dies in der Browseransicht nicht möglich. Ist der Chatbereich nicht offen, aber eine andere Person hat etwas in den Chat geschrieben, wird dies mit einer kleinen roten Nummer an der Sprechblase vermerkt, so dass jeder andere Teilnehmer den Chat bei Bedarf öffnen kann. Der Chat kann ebenfalls gespeichert werden, jedoch am PC nur über die App und nicht im Browser.
Präsentieren und Bildschirmfreigabe
Hinter dem Symbol mit dem Bildschirm (Rechteck) und Pfeil drin und der Bezeichnung „Bildschirm freigeben“ besteht die Möglichkeit seinen eigenen kompletten Bildschirm den anderen Teilnehmern zu zeigen oder auch nur geöffnete Fenster (Programme), die man parallel im Hintergrund offen hat. Die anderen Teilnehmer können über die Videokonferenz verfolgen, was auf dem Bildschirm zu sehen ist sowie auch deren Veränderungen. Während der Bildschirmfreigabe ist es weiterhin möglich sich verbal über die Videokonferenz auszutauschen. Andere Teilnehmer sehen nur das Bild und können nicht aktiv auf den anderen Bildschirm zugreifen. Die Bildschirmfreigabe lässt sich jederzeit mit einem Klick schließen, so dass man wieder zurück zur ursprünglichen Ansicht der Videokonferenz wechselt. Die Zoom-App bietet zudem die Möglichkeit an, nur einen Teil des Bildschirms zu zeigen sowie den Inhalt eines gekoppelten iPhones/iPads oder das Bild einer weiteren angeschlossenen Kamera für andere Teilnehmer sichtbar zu machen. Neben der Bildschirmfreigabe lässt sich auch gut eine PowerPoint-Präsentation präsentieren. Dazu muss die PowerPoint-Präsentation mit PowerPoint im Hintergrund geöffnet werden und kann anschließend mit der Bildschirmfreigabe im Präsentationsmodus von PowerPoint für jeden sichtbar gemacht werden.
Breakout-Räume
Diese Einstellung ist in den meisten Fällen in der Voreinstellung deaktiviert und muss erst auf der Webseite unter dem eigenen Account aktiviert werden. Dazu loggt man sich im Browser auf der Webseite Zoom.us ein. In dem Bereich „Persönlich“ auf der linken Seite muss man „Einstellungen“ anwählen und auf den Bereich „In Meeting (Erweitert)“ klicken. Nun kann der Regler für Breakout-Raum auf „an“ geschoben werden (Video zum Vorgang). Über das Symbol mit den vier kleinen Rechtecken und der Bezeichnung „Breakout Session“ ist es nun möglich, dass der Gastgeber bzw. Moderator, während der Videokonferenz die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in separate Räume verschiebt und so aus einer Videokonferenz zwei oder mehrere Videokonferenzräume macht. So kann die gesamte Gruppe in kleinere Gruppen aufgeteilt werden. Diese Räume laufen parallel zu der Hauptvideokonferenz. Werden die Breakout-Räume wieder geschlossen, kommen alle Teilnehmer wieder automatisch zurück zur ursprünglichen Videokonferenz. Nachdem anwählen des Symbols hat man die Möglichkeit auszuwählen wie viele extra Konferenzräume erstellt werden sollen sowie ob eine automatische, manuelle oder für die Teilnehmer freiwillige Zuweisen durchgeführt wird. Auch eine Zeitbegrenzung ist einstellbar. Wichtig ist noch anzumerken, dass nur der „Host“ Breakout-Räume erstellen kann. Diese Person ist auch in der Lage während der Videokonferenz die erstellten Räume zu besuchen und zu beenden, so dass alle Teilnehmer wieder zurück zur Hauptvideokonferenz kommen. Separierte Räume in einer Sitzung einzurichten kann von Vorteil sein, um Arbeitsaufträge auf die jeweiligen erstellten Gruppen zu verteilen und nach beispielsweise 30 Minuten ihre Ergebnisse allen anderen in der Hauptvideokonferenz präsentieren zu lassen. Hier finden Sie ein Video zum Thema Breakout-Räume in Zoom nutzen.
Whiteboard
Eine weitere interessante Möglichkeit der interaktiven Auseinandersetzung unter den Teilnehmern ist die gemeinsame Bearbeitung eines Whiteboards (Flipcharts). Um aktiv gemeinsame das Whiteboard zu nutzen, müssen in manchen Fällen die Teilnehmer zuerst beim Whiteboard-Menü unter Optionen das Feld „Kommentieren“ anklicken damit sie sich ebenfalls an der Gestaltung beteiligen können. Das Whiteboard lässt sich mit Stiften, Texteingabe, Pfeilen und Symbolen aktiv gestalten. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, um Prozesse zu verdeutlichen, Aufgaben zu verteilen oder zu bearbeitende Themengebiete zu sammeln. Das Whiteboard kann nach Fertigstellung als Bilddatei gespeichert werden. Auch hier können sich die Teilnehmer weiterhin während der Bearbeitung des Whiteboards über die Videokonferenz verbal austauschen. Das Whiteboard kann vorübergehend geschlossen und anschließend jederzeit wieder zum Arbeiten geöffnet werden.
